Munkaügyi adatok megőrzése

Kedves Partnereink!

 

Manapság is napi szintű kérdés, kérés a nyugdíjazás előtt álló munkavállalók részéről, hogyan tudják bizonyítani a sok-sok évvel ezelőtt valamely munkahelyen eltöltött munkaviszonyukat. A tét elég nagy, mert ha nem sikerül ezeket a munkában töltött éveket megfelelően bizonyítani, akkor évek eshetnek ki a szolgálati időből. Ennek a következménye pedig:

  • vagy további éveket kell még eltöltése a munka világában
  • vagy kevesebb lehet a megállapítandó nyugellátás összege.

 

A munkában töltött évek keresésénél sok esetben okozott gondot, hogy nem voltak a munka- és bérügyi dokumentumok fellelhetők. Ennek oka, hogy

  • a régi munkahelyként működő cég már nem létezik, végelszámolással megszűnt vagy felszámolták vagy
  • még létezik a cég, de az iratok selejtezésre kerültek.

 

Eddig csak közvetett módon lehetett levezetni a munkaügyi és bérjellegű adatoknak az adózás, illetve beszámoló alátámasztására szolgáló dokumentumok iratőrzési szabályaiban megfogalmazott 5, illetve 8 évnél hosszabb időintervallumot.

 

2018. december 23-án lépett hatályba a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény módosítása.

Ennek értelmében a munkáltató köteles megőrizni a biztosított, volt biztosított (köznapi értelemben a jelenlegi és a régebben nála foglalkoztatott munkavállalók) biztosítási jogviszonyával összefüggő szolgálati időre vonatkozó és kereseti adatokat, illetve ezeket alátámasztó iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig.

Ez a szabály a vállalkozásokra akár több 10 éves (akár 40-50 éves) kötelezettséget róhat.

 

Ha egy vállalkozás időközben jogutód nélkül szűnik meg (pl. végelszámolás, felszámolás esetén) köteles gondoskodni ezeknek az iratoknak a megőrzéséről, majd be kell az iratőrzés helyét jelenteni a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

 

A céges iratok selejtezésénél a fenti szabályt mindenképpen figyelembe kell venni.

 

Fontos felhívni a figyelmet arra, hogy ez a kötelezettség a munkáltatót, mint céget terheli. E szabályok végrehajtásáért a társaság mindenkori vezetése a felelős.

 

Sok vállalatvezető gondolja, hogy „majd a könyvelőnél meglesznek az adatok”.

A munkaügyi adatok jelentős része a bérszámfejtési rendszerekben került rögzítésre, illetve ott keletkezett. Abban az esetben azonban, amikor a vállalkozásnál külső szolgáltató (könyvelő, vagy bérszámfejtő) a cégen kívül látta ez ezeket a feladatokat, nagyon fontos az adatoknak a munkáltató céghez történő átadása, visszaszolgáltatása. A GDPR szabályai szerint ugyanis az adatfeldolgozó (könyvelő, bérszámfejtő) csak addig tarthatja magánál ezeket a természetes személyeket érintő személyes adatokat és dokumentumokat, ameddig erre jogalappal rendelkezik. Ezt követően viszont NEM, hiszen a könyvelési, bérszámfejtési viszonyban a jogalap a szerződéses kötelezettség teljesítése, amely azonban megszűnik a könyvelési, bérszámfejtési szerződés végével.

 

Tehát kiszervezett könyvelés és bérszámfejtés esetén a szerződéses kapcsolat végén a könyvelőnek

  • vissza kell szolgáltatnia a vonatkozó dokumentumokat, adatokat, illetve
  • a saját rendszeréből törölni kell az adatokat.

Így viszont a régi könyvelő később, a nyugdíj szervek vagy volt munkavállalók kérésére már nem fog tudni adatokat adni.

 

Célszerű minden vállalkozásnál ellenőrizni, hogy rendelkezésre állnak-e az eddigi működésére a nevezett munkaügyi és bérjellegű adatok, illetve dokumentumok. Ha ezek hiányosak, akkor érdemes azok felkutatására lépéseket tenni.

 

 

Budapest, 2019. január 14.

 

Tisztelettel:

dr. Sallai Csilla

Kamarai tag könyvvizsgáló

 

Tisztelettel:

 


Kapcsolódó dokumentumok:

Vissza a hírekhez!


A honlapon található írások figyelem felhívó jelleggel készültek és tájékoztatásul szolgálnak. Felhívjuk a figyelmet honlapunk jogi nyilatkozatában foglaltakra, amely szerint írásainkban szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául, azokat a konkrét esetekben mindenki csak a saját kockázatára használhatja fel, illetve az érintett szabályok kivonatos ismertetése, értelmezése miatt nem vállalhatunk felelősséget.

"Lassan közeledik az év vége, ilyenkor mindig számba vesszük az eredményeinket, készülünk az év végi ünnepekre és lelkesen tervezgetjük a jövő évet. A Magnolia Day Spa csapata nevében ezúton ...

Bővebben...

Árfolyamok

EUR
320,77
CHF
279,95
USD
285,13

Kamatkedvezmény

Minden esetben kamatköteles, ha a cég a dolgozójának ideiglenes pénzt ad kölcsönt?

Jó hír – nem! Vannak kivételek, amelyeknél nem kell a dolgozónak kamatot fizetni vagy a meg nem fizetett kamatot jövedelemként leadózni.

Bővebben...