Reprezentáció bizonylatolása

Kedves Partnereink!
 

A helyes dokumentáláshoz a reprezentáció definíciójából kell kiindulni. [SZJA tv. 3.§ 26.]
Csak a vállalkozás tevékenységével összefüggésben megszervezett rendezvény költségeit lehet ezen a jogcímen elszámolni. Ezt igazolhatja a számlán lévő, arra jogosult személy aláírása. (Régen, s a nagyobb cégeknél manapság is a számlákat ún. „kollaudálni” szokták, azaz valaki aláírásával igazolja a költség és kifizetés jogosságát.)
Nagyon fontos a rendezvény céljának a meghatározása. A rendezvény csak üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény lehet, illetve az állami, egyházi ünnepekhez kapcsolódhat
E fogalmak tisztázásához magyarázatként:

  • Ide tartoznak jellemzően az üzleti tárgyalások, a felügyelőbizottsági, igazgatósági ülések, a szakmát érintő bemutatók, kiállítások, fogadások, sajtótájékoztatók, kongresszusok, konferenciák, továbbképzések – függetlenül a résztvevők személyéről;
  • taggyűlés vagy a munkaértekezlet – függetlenül a résztvevők személyétől;
  • Magyarországon állami ünnepnek az augusztus 20-ika számít;
  • egyházi ünnepnek az adott egyház hitélete szerinti ünnep minősül.

A rendezvény céljának alátámasztása az eseményre vonatkozó bármilyen dokumentumból (szerződésből, megrendelőből, esemény forgatókönyvéből, rendezvénytervből) megállapítható kell, hogy legyen. Tehát látszik, hogy ezek a dokumentumok nem utólag bizonyítják a rendezvény pl. üzleti jellegét, hanem előzetesen mutatnak a rendezvény jellegére.

Reprezentációként kell elszámolni– az előbbi feltételek figyelembevétel

  • az ezeken az eseményeken nyújtott vendéglátást, azaz étel és ital költségét;
  • a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó utazás, szállás, szabadidőprogramra vonatkozó szolgáltatásokat;
  • a rendezvényhez kapcsolódó szabadidőprogramok költségeit, úgy, mint az előadóművészek fellépti díjai, a zenekarok közreműködése, a tűzijáték megrendezése, a vetélkedők ráfordításai, stb.

… DE a reprezentáció értékébe nem kell beszámítani az olyan költségeket, amelyek a rendezvény, esemény lebonyolításának feltételeit képezik. Ilyenek például

  • a terembérleti díjak,
  • a bemutató eszközök használati díjai,
  • a hangosítás költségei,
  • a közreműködésben hivatalból résztvevők szállás- és utazási költségei.

 

A törvény a definícióban nem különbözteti meg, hogy a rendezvényen a vállalkozás dolgozói és/vagy idegenek vesznek részt. (Ennek a szétválasztása sok esetben elég nehézkes és komikus is lenne.) Éppen ezért esetenként kell azt is mérlegelni, hogy szükséges-e a dokumentáláshoz a rendezvényen résztvevők személyes beazonosítása.
A reprezentáció nagyságára nincs törvényi keret, az ilyen jogcímen elszámolható összegnek csak a vállalkozás teherbírása vagy a tulajdonosok elvárásai szabhatnak határt.

Társasági adó szempontjából a reprezentáció „a vállalkozás érdekében felmerült költség”.
A reprezentációs kiadások áfa tartalma nem vonható le, tehát bruttó összegben kerülnek a tételek elszámolásra.

A könyvelési anyaghoz (könyvelésre és az archiváláshoz) célszerű a reprezentációtól szóló számla mellé tenni a reprezentáció tényét igazoló a bizonylatokat, vagy utalni arra, hogy ezek hol találhatók. (Gondoljunk abba bele, hogy ezeket az iratokat – egy esetleges ellenőrzéshez - több év múlva is elő kell tudni keresni.)
A lényeg a rendezvény célján és annak a vállalkozási tevékenységbe való beilleszthetőségén van. Ezért minden potenciálisan reprezentációnak számító eseménynél külön-külön mérlegelni kell, hogy

  • a rendelkezésre álló bizonylatai és
  • a szervezés körülményei

kellő bizonyosságot jelentenek pl. egy későbbi adóellenőrzéshez.
Ezért lehet, hogy egy üzleti vacsorához elégséges a számlán a résztvevő üzleti partnerek nevének a felsorolása, míg egy, a cég tevékenységét bemutató szimpóziumon felszolgált étel-ital költségének reprezentációnkénti elszámolásához szükséges a rendezvény teljes forgatókönyve, névsorral, programmal, hatástanulmánnyal.

A könyvelést végző kollega – az adókockázatok csökkentése miatt – azért érdeklődik olyan mélyrehatóan egy-egy rendezvény miatt, mert az összes dokumentum birtokában és megfelelő információk alapján tudja csak eldönteni, hogy az adott kiadást elszámolhatja-e reprezentációként, vagy sem. Mindennek ellenére azonban, egy revízió később, másképpen is megítélheti az elszámolás módját.


Budapest, 2011. május 16.
 

Tisztelettel:


 

    dr. Sallai Csilla
    Kamarai tag könyvvizsgáló



 


Kapcsolódó dokumentumok:

Vissza a hírekhez!


A honlapon található írások figyelem felhívó jelleggel készültek és tájékoztatásul szolgálnak. Felhívjuk a figyelmet honlapunk jogi nyilatkozatában foglaltakra, amely szerint írásainkban szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául, azokat a konkrét esetekben mindenki csak a saját kockázatára használhatja fel, illetve az érintett szabályok kivonatos ismertetése, értelmezése miatt nem vállalhatunk felelősséget.

„Címei szerint bejegyzett könyvvizsgáló és adószakértő. Amellett, hogy munkáját és társadalmi feladatait magas szinten űzi, szívesen gyűjti, és nagy becsben tartja a szakmával kapcsolatban ...

Bővebben...

Árfolyamok

EUR
361,20
CHF
334,11
USD
302,97

Kamatkedvezmény

Minden esetben kamatköteles, ha a cég a dolgozójának ideiglenes pénzt ad kölcsönt?

Jó hír – nem! Vannak kivételek, amelyeknél nem kell a dolgozónak kamatot fizetni vagy a meg nem fizetett kamatot jövedelemként leadózni.

Bővebben...