Kinek kell kiküldetési rendelvény és kinek kell útnyilvántartás?

„Amúgy egyszerű a képlet: minden magánautóra kiküldetési rendelvény kell (kivétel az egyéni vállalkozó, ahol útnyilvántartás), céges személyautókra pedig egyértelműen útnyilvántartás! „    

A Roadrecord blogja, illetve az onnan elérhető hivatkozás sokat segít a dilemma eldöntésében.
https://www.roadrecord.hu/utnyilvantartas/maganauto-kikuldetesi-rendelveny/

„A kiküldetési rendelvényről általában

2009-től azon magánszemélyek, akik saját autójukat használják céges célokra – és kiküldetési rendelvény alapján kapnak költségtérítést -, mentesülnek a cégautóadó alól. Akár egyszemélyes Bt.-k és az egyszemélyes Kft.-k vezetői is élhetnek a lehetőséggel.
A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza az alábbi kötelező adatokat, mely a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is lehet. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.
Amennyiben a kiküldetési rendelvényt nem őrzi meg a kiküldött, akkor a felmerült cégautóadót a kiküldött magánszemélynek kell megfizetnie.
Kiküldetési rendelvény készíthető több napra is, a gyakorlatban – a céges profiltól függően – napi vagy havi kiküldetést szoktak elrendelni általában.
A kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással, és nem használható fel a munkába járás elszámolásához!
A munkáltató a belföldi kiküldetésben levő dolgozójának a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, az NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 9 Ft / km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen. Ezen felül adott juttatás (ideértve a napidíjat is) már szja köteles!

A kiküldetési rendelvényen kötelezően szerepeltetni kell

• a kifizető cég adatait (nevét, címét, adószámát)
• a kiküldött magánszemély nevét, adóazonosító jelét
• a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát
• a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát
• futásteljesítményt (a megtett távolságokat)
• az utazás költségtérítését (valamit a kiszámításához szükséges adatokat -üzemanyag-fogy. norma, üzemanyagár stb.-)”

Amit az útnyilvántartásról tudni kell

Az útnyilvántartásnak formai követelményei vannak, főleg a bér- és lízingelt autók esetében (ÁFA visszaigénylés!) fontos, hogy a meghatározott adatokat tartalmazza.

Kiknek kell útnyilvántartást vezetniük?

• Bér- és lízingelt autók ÁFA visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges / magán utak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az ÁFA-t
• A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles)
• Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autójának cégautóadó megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja útjait
• Cégeknek, céges tulajdonban lévő autókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához  ajánlott mégis útnyilvántartás, mert sokszor ezt is kéri a NAV

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

• a gépjármű típusát
• a gépjármű forgalmi rendszámát
• a fogyasztási normát
• az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
• az utazás időpontját
• az utazás kiindulópontját
• az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
• a megtett kilométerek számát tételesen
• tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát

Fontos, hogy cégautó esetében a költségek elszámolása nem az útnyilvántartás, hanem az üzemanyagszámlák alapján történik!

Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni.

Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az adóhatóság ellenőrzését végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.
 

Vissza!