Elveszett számlák pótlása

Ez a cikk 2010. novemberében frissült utoljára. Azóta történhettek olyan jogszabályváltozások, amelyeket a tartalom felhasználásánál figyelembe kell venni.

Kedves Partnereink!


„2004. január 1. napjától a számviteli bizonylat alaki követelményeinek körében történt változás eredményeképpen nem kötelező a számlák aláírása, azok aláírás nélkül is megfelelnek mind a számviteli bizonylat, mint az adóigazgatási azonosításra való alkalmasság feltételeinek. Ebben nyilvánvalóan szerepe volt a 2004. május 1-jével történt Európai Unióhoz történt (illetőleg akkor még csak előkészített) csatlakozásnak is, mivel az EU hatodik irányelvében szerepel egy olyan rendelkezés, mely szerint a tagállamok nem tehetik kötelezővé a számlák aláírását.

A szabályok ugyan nem változtak meg, de valószínűsíthetően a sok nem megfelelő eljárás végett adta ki az adóhatóság az alábbi ismertetőt.

A számlák aláírásának kérdése azonban nem érinti az elveszett bizonylat, okirat pótlólag, másodlagosan történő előállítására, és ezen bizonylatnak abból a célból történő hitelesítésére vonatkozó előírásokat, amelyek az adó- és pénzügyi kapcsolatokban, számviteli elszámolásokban az eredeti dokumentumok pótlását szolgálják.

Az okirati bizonyításról, illetve az elveszett, pótolt okiratok pótlásáról, a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 190-197. §-ai rendelkeznek. A hivatkozott jogszabály 196. § (2) bekezdése szerint a gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, feltéve, hogy a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta. Szabályszerű igazoláson a gazdálkodó szervezet bizonylati rendjében szabályozott módon történő hitelesítési, aláírási rendnek megfelelő módon és személyek által történő aláírás, esetlegesen bélyegzőlenyomat alkalmazását kell érteni.

Fentiek szerint azonban a másolatnak tartalmaznia kell azt a megjegyzést is, mely szerint a másolt okirat az eredetivel mindenben megegyezik, hiszen ez a megjegyzés különbözteti meg az egyszerű aláírást a hitelesítéstől. A gazdálkodó szervezet által kiállított, vagy őrzött okiratról így készült okirat bizonyító ereje az okirat tartalmát illetően - az eredeti okiratéval, közokiratról készült okirat esetében pedig a teljes bizonyító erejű magánokiratéval azonos.”

Forrás: www.apeh.hu

A tájékoztatóhoz annyit azonban mindenképpen hozzá kell fűzni, hogy nem szabad egyetlen cégnek sem elfelejtkeznie az aláírási jogosultságok szabályozásáról Ennek helye vagy a számviteli politika, vagy a pénzkezelési szabályzat. Célszerű az aláírási jogosultságokra vonatkozó részeket a szabályzat egy mellékleteként (kiegészítés, függelék, stb.) kialakítani, mert a vállalkozásban lévő tulajdonosok, vezető tisztségviselők, illetve foglalkoztatottak személyében bekövetkező változások esetén így csak az adott mellékletet kell módosítani, cserélni, nem pedig az egész dokumentumot kell ismételten - a megváltoztatott adattartalommal – újra életbe léptetni.

Ezen változásoknak a figyelemmel kísérése a vállalkozás, illetve az ügyvezetés feladata. A könyvelő csupán időnként tudja felhívni a vezetés figyelmét az ilyen jellegű feladatokra. A szabályzatok nem megfelelő vagy nem aktualizált megléte - egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során – bírságolási alap lehet.

Amennyiben a fentiekkel kapcsolatosan bármilyen további kérdés merülne fel, készséggel állunk rendelkezésre.


Budapest, 2010. február 17.

Tisztelettel:



    dr. Sallai Csilla
    Kamarai tag könyvvizsgáló


 

Kapcsolódó dokumentumok:

• 10-02-elveszett-szla-potlas.pdf

Vissza a hírekhez!

A honlapon található írások figyelem felhívó jelleggel készültek és tájékoztatásul szolgálnak. Felhívjuk a figyelmet honlapunk jogi nyilatkozatában foglaltakra, amely szerint írásainkban szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául, azokat a konkrét esetekben mindenki csak a saját kockázatára használhatja fel, illetve az érintett szabályok kivonatos ismertetése, értelmezése miatt nem vállalhatunk felelősséget.