Pályázati pénz vissza, avagy az ördög a részletekben bújik meg

Nem első alkalommal merült a kérdés a KVK levelezésben: mi a teendő akkor, ha egy már megkapott és felhasznált támogatást vissza kell fizetni, mert a pályázatban kiírt feltételek nem teljes mértékben teljesültek.

A számviteli szakembernek általában nem is a könyveléssel van problémája, mert vagy az ún. "rendkívüli" vagy az ún. "egyéb" tételek közé (2016 évtől, a számviteli szabályok változása alapján pedig csak az "Egyéb" tételek közé) lekönyveli a kapott összeget.

Itt inkább a pályázati feltételrendszernek és az egyedi elvárásoknak van fontos szerepe. Ismerjük a mondást: "Az ördög a részletekben bújik meg".

Amikor egy cég nagy lendülettel pályázatik, s még nyer is, akkor nagyon fontos a feltételrendszernek, majd a végén a támogatási szerződésben foglaltaknak (sőt, annak minden egyes mellékletének) az áttanulmányozása. Könyvelői szemmel is végig kell nézni, hogy abból mi tartozik a számvitelre. Ilyen lehet:

• szabályzatban foglalt elszámolási módok esetleges megváltoztatása;
• értékcsökkenés elszámolása a pályázat szerint;
• a pályázatos pénz elköltésével kapcsolatos pénzkezelési szabályok (pl. csak utalással vagy kp esetén kiadási pt.bizi alkalmazása);
• tárgyi nyilvántartó kartonokon feltüntetendő adatok bővítése (pl. gyári szám);
• pályázatnak elkülönített főkönyvi számokon való megjelenítése,;
• munkaszámok alkalmazása.

De a sor itt nem ér véget, mert még számtalan előírás lehet - már ha csak abból indulunk ki, amit mi a gyakorlatban tapasztaltunk, láttunk vagy kollégáktól hallottunk.

S lehet, hogy ezekre az alkalmazandó eljárásokra egy-egy fél mondat vagy egy közbevetés utal csak a dokumentációban.
S az is lehet, hogy egy nem számvitelben járatos ember számára ezek fel sem tűnnek ...
De nekünk számviteli szakembereknek ezek a fél szavak nagyon sok információt adnak.

A könyvelőnek szüksége van a támogatási szerződésre, amely az összes fontos információt tartalmazza. Pontosabban: a könyvelőnek meg kellene kapnia a teljes támogatási dokumentációt, ...

Sokszor ezek a fontos információk nem jutnak el a könyvelőhöz, mert

• vagy azt mondja az ügyfél, hogy "ezek az titkos dokumentumai, s mi köze ehhez a könyvelőnek???"
• vagy a könyvelő ugyan megkapja a több száz oldalas anyagot (papír alapon, jobb esetben pdf formában), de úgy gondolja, hogy ehhez neki semmi köze sincs, sőt az "x" eFt-os könyvelési díjba már nem fér bele az a "y" óra, amit ezeknek a dokumentumoknak az áttanulmányozásával kellene tölteni ...

Egy pályázat indulásakor a helyes gyakorlat az, hogy a könyvelő és a vállalkozás (szerencsés esetben még a pályázatíró) együtt végiggondolják a teendőket és a feladatokat. Megállapodnak arról, hogy kinek mi a feladata. Ennek keretében a könyvelő is felméri a rá háruló többletmunkát, s megállapodnak ennek anyagi vonzatáról is.

Egy esetleges részbeni vagy teljes visszafizetésnél - joggal - merül fel a kérdés: Ki a felelős azért, hogy vissza kellett fizetni az összeget!?!?!?
Csak akkor lehet erre választ adni, ha a pályázat előtt és közben megfelelő, azaz ismert és vállat volt a felek közötti kommunikáció és munkamegosztás.


A helyzetet még tovább nehezítheti, ha

• a támogatásban részesült szervezet vezetése, munkatársai nem rendelkeznek megfelelő ismeretekkel - gyakorta találkozunk ilyen helyzettel a civil szférában, ahol jobbára csak a jó szándék munkálkodik;
• a projekt közben könyvelőváltás történik, s nem teljes az információk átadása, átvétele.

Egy pályázat csak akkor lehet sikeres, ha az  abban résztvevők tudják, mi a dolguk, annak ellátására meg van a szükséges tudásuk, ismeretük, s a feladataikat a projekt lezárásáig lelkiismeretesen megoldják.
S akkor nagy a valószínűsége annak, hogy nem kell visszafizetés problémáján gondolkodni ...



 
 

Vissza a bloghoz!