Hogyan válasszunk ügyviteli rendszert?

Ez a cikk 2009. novemberében frissült utoljára. Azóta történhettek olyan jogszabályváltozások, amelyeket a tartalom felhasználásánál figyelembe kell venni.

Milliókat takaríthatunk meg egy jól megválasztott üzleti szoftver bevezetésével. Nem mindegy azonban, hogy milyen szempontok alapján választunk.
Néhány nappal ezelőtt a következő e-mailt kaptuk, mely elgondolkodtató:
„Cégünk …. rendszerrel dolgozik és egy új tevékenységi kör keretén belül kellene beállítani a rendszerben a részszámlázást. A …(nem magyar) programozókkal küzdök már egy pár hete, ők ugyanis elég nehezen tudják felfogni a magyar számlázási/vállalatirányítási folyamatokat.”

A piacon kapható megoldások azonban a sokféle ár-érték kategória mellett, sokszor egyáltalán nem teljesítik a speciális céges elvárásainkat.

Milyen szempontokat vegyünk figyelembe új rendszer vásárlása előtt? A tervezés folyamatában végig kell gondolnunk a legfontosabb működési, üzemeltetési, biztonsági kérdések mellett a cég anyagi lehetőségeit is. Lássuk lépésről lépésre mit is várhatunk egy ilyen rendszertől!

Milyen területre keresünk szoftvert?

Gondoljuk át mely szervezeti egységek munkáját szeretnénk támogatni vállalatirányítási rendszerrel. Az elmúlt idők telefonos megkeresései alapján többen számlázási rendszer iránt érdeklődnek. Vajon ők mit értékesítenek?

A kereskedő cégeknek meg kell találni a legjobb beszerzési forrást. A partnerek adatainak, szokásainak, a lefolytatott tárgyalások nyilvántartásával, elemzésével megtarthatjuk a vevőnket, erősíthetjük szállítóinkkal a kapcsolatainkat. Termelő, szolgáltatást nyújtó cégek egy folyamat végén jutnak el az értékesítésig, a számlázásig. Egy projektkezelő modullal biztosítani lehet a határidők, a technológiai lépések betartását, az optimális költséggazdálkodást.

Integrált működés

Munkatársaink sem elszigetelten dolgoznak, miért tűrnénk el ezt egy minket kiszolgáló szoftvertől?! Fontos kiválasztási kritérium, hogy a beérkezett információkat csak egyszer kelljen feldolgozni, és munkatársaink számára hozzáférhető legyen a munkájukhoz szükséges valamennyi adat. A sokat emlegetett csoportmunka és távoli elérhetőség is elvárás lehet a program kiválasztása szempontjából.

Milyen mélységű a jogosultságok rendszere?

Az integritás mellett gondoljunk az adatok védelmére és az adatbázis biztonságára is. A jó számlázó programnak minden szempontból biztonságos és átlátható működést kell biztosítani a cég számára. A felhasználók által végzett műveletek tételes rögzítése és visszakövethetősége csak egy része az ilyen programoktól elvárható funkcióknak. A mobil munkavégzés korában fontos lehet, hogy az adatbázisaink olyan titkosítást kapjanak, amely segítségével még egy elveszett laptop esetén sem kerülnek ügyfél adatok illetéktelen kezekbe.

Rendelkezésre állás, - elérhető-e a fejlesztő? A magyar jogszabályok elég gyakran változnak. A társaságoknak rugalmasan kell alkalmazkodni a piaci elvárásokhoz. Ez csak olyan szoftverrel elérhető el, amely mögött azonnal elérhető a fejlesztő. Ne válasszunk olyan szoftvert, ahol a fejlesztéseket több hónap (van olyan program, ahol a fejlesztés átfutási ideje években mérhető) múlva kapjuk meg. Minden fejlesztő a saját szoftverét ismeri legjobban, ők tudnak leggyorsabban reagálni a felmerült igényekre és ezek megoldására.

Forrás: Marosi György - Ügyviteli szoftverek

Vissza a hírekhez!

A honlapon található írások figyelem felhívó jelleggel készültek és tájékoztatásul szolgálnak. Felhívjuk a figyelmet honlapunk jogi nyilatkozatában foglaltakra, amely szerint írásainkban szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául, azokat a konkrét esetekben mindenki csak a saját kockázatára használhatja fel, illetve az érintett szabályok kivonatos ismertetése, értelmezése miatt nem vállalhatunk felelősséget.

Rólunk mondták

Több mint egy éve ismerem dr Sallai Csillát, és sokszor lenyűgözött, hogy mennyire napra kész a változásokban, és milyen sok ötlete van arra, hogy legyen rendben egy cég könyvelése. Az, hogy 12 fővel dolgoznak, objektíven ...

Bővebben...