A számviteli törvény előírásai szerint a számviteli politikában kell szabályozni azokat a gazdálkodóra jellemző szabályokat, előírásokat, módszereket, amelyekkel meghatározza, hogy mit tekint a számviteli elszámolás, az értékelés szempontjából lényegesnek, jelentősnek, továbbá meghatározza a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségeket.
A számlatükör tartalmazza a könyvelés során alkalmazott főkönyvi számlák számát és megnevezését.
A számlarend tartalmazza minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét, megnevezését, és tartalmát - ha az a számla megnevezéséből egyértelműen nem következik -, továbbá a számlát érintő gazdasági eseményeket, azok más számlákkal való kapcsolatát, a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát, valamint a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet.
A számviteli politika keretében el kell készíteni:
- a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről,
- a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól,
- a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről,
- a készpénzállomány ellenőrzéséről,
- a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és
- a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.
Célszerű szabályzatot készíteni a vállalkozás működésével kapcsolatos olyan területekről, amelyek a dolgozók munkáját, tevékenységét szabályozzák. Ezek lehetnek:
A vállalkozás vezetője illetve a tulajdonosi kör határozza meg a cégen belüli ellenőrzési pontokat, illetve az ellenőrzési folyamatokat. A vállalkozáson belüli ellenőrzés célja a gazdálkodás jogszabályoknak és a tulajdonosi érdeknek megfelelő érvényesítése.
Alapvetően három ellenőrzési mód alkalmazható a vállalkozáson belül:
A vállalkozások a következő külső ellenőrzések egész sorára számíthatnak a tevékenységük során. Ezek – a teljesség igénye nélkül – lehetnek:
A könyvviteli szolgáltatások közé tartozik – a számviteli törvény előírásai szerint - a számviteli szabályzatok elkészítése és karbantartása, a könyvviteli elszámolási rendszer kialakítása, a főkönyvi nyilvántartások vezetése, az összesítő feladások készítése, a beszámoló összeállítása, a könyvviteli nyilvántartásokban szereplő adatok elemzése, a gazdasági döntéseket megalapozó következtetések előkészítése, valamint a megfelelő belső és külső információk előállítása, szolgáltatása.
E feladatokat csak legalább mérlegképes könyvelői végzettséggel rendelkező személy láthatja el. (Kivéve a 10 millió forint éves árbevételt el nem érő vállalkozások, ott nincs a szakmai képzettségre minimumfeltétel.)
A mérlegképes könyvelők a Pénzügyminisztériumnál regisztrálva vannak, és előírt rendben kötelesek szakmai továbbképzéseken részt venni.
Azt, hogy egy vállalkozás saját könyvelővel rendelkezik-e vagy könyvelőirodával végezteti el, a cég nagysága, illetve a költség-haszon elv dönti el.
A könyvelő iroda mellett szóló érvek a következők:
A társaságok tulajdonosai a cég likviditási problémáinak megoldására gyakran nyújtanak a cég részére kölcsönt. Ezt nevezik tagi kölcsönnek.
A tulajdonosok csak adózott pénzükből nyújthatnak kölcsönt. Az esetleges vagyonosodási vizsgálatok miatt célszerű mérlegelni, hogy a tulajdonosok rendelkeznek-e elegendő legális, igazolt jövedelemmel, amelyet a tagi kölcsön forrásaként meg tudnak nevezni.
A könyvvizsgálat célja annak megállapítása, hogy a vállalkozó által az üzleti évről készített éves beszámolót a számviteli törvény előírásai szerint állították-e össze, és ennek megfelelően megbízható és valós képet ad-e a vállalkozó vagyoni és pénzügyi helyzetéről, a működés eredményéről.
A könyvvizsgáló független személy, a jelentését a tulajdonosok részére, de a mindenki (pl. hitelezők) informálásra készíti.
Kötelező a könyvvizsgálat:
- a vállalkozó éves (éves szintre átszámított) nettó árbevétele elérte vagy meghaladta a 200 millió forintot (2014-től 300 millió), vagy
- a foglalkoztatottak létszáma elérte vagy meghaladta az 50 főt;
- takarékszövetkezet,
- konszolidálásba bevont vállalkozás,
- külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe,
- befektetett eszközök értékhelyesbítése esetén
- valós értékelésen történő értékelés esetén,
- forintról devizára, illetve devizáról forintra történő áttéréskor készített mérleg,
- átalakulás esetén a vagyonmérleg és vagyonleltár (tervezet és végleges) (ezt a könyvvizsgálatot nem végezheti a vállalkozás saját könyvvizsgálója)
Már nem él az a szabály, miszerint az egyszemélyes társaságok értékhatártól függetlenül kötelezettek a könyvvizsgálatra.
A könyvvizsgálatra kötelezett vállalkozások közbenső mérlegei is könyvvizsgálat kötelesek (pl. osztalékelőleg kifizetéskor)
A könyvvizsgáló személyéről a tulajdonosok
- az előző üzleti év beszámolójának elfogadásakor
- jogelőd nélkül alapított vállalkozás esetében az üzleti év mérleg fordulónap előtt
döntenek, majd az ügyvezető a döntés után 90 napon belül köteles a könyvvizsgálatra vonatkozó szerződést megkötni.
Könyvvizsgálatra csak a Magyar Könyvvizsgálói Kamara tagja választható.
A könyvvizsgáló a megválasztása után ún. „elfogadó nyilatkozat”-ot ad a vállalkozásnak, amely alapján a cég jogi képviselője a cégbíróságra bejelenti a könyvvizsgáló személyét.
A könyvvizsgálóval kötött szerződést a szerződés lejárata előtt csak megfelelő indok alapján, a Könyvvizsgálati Közfelügyeleti Bizottságnak történő bejelentés mellett lehet felbontani.
Milliókat takaríthatunk meg egy jól megválasztott üzleti szoftver bevezetésével. Nem mindegy azonban, hogy milyen szempontok alapján választunk.
Néhány nappal ezelőtt a következő e-mailt kaptuk, mely elgondolkodtató:
„Cégünk …. rendszerrel dolgozik és egy új tevékenységi kör keretén belül kellene beállítani a rendszerben a részszámlázást. A …(nem magyar) programozókkal küzdök már egy pár hete, ők ugyanis elég nehezen tudják felfogni a magyar számlázási/vállalatirányítási folyamatokat.”
A piacon kapható megoldások azonban a sokféle ár-érték kategória mellett, sokszor egyáltalán nem teljesítik a speciális céges elvárásainkat.
Milyen szempontokat vegyünk figyelembe új rendszer vásárlása előtt? A tervezés folyamatában végig kell gondolnunk a legfontosabb működési, üzemeltetési, biztonsági kérdések mellett a cég anyagi lehetőségeit is. Lássuk lépésről lépésre mit is várhatunk egy ilyen rendszertől!
Forrás: Marosi György - Ügyviteli szoftverek
Egy induló vállalkozásnál erre a kérdésre, könnyű felelni, mindjárt induláskor.
A már működő vállalkozások esetén ez a felvetés további kérdéseket rejt magában:
Milyen megfontolásból vegyünk új rendszert?
Mit tesz az a fuvarozó, akinek több a megrendelése, mint amennyit el tud szállítani? Mindenki tudja rá a választ. Vesz egy nagyobb autót. Vajon honnan tudjuk, hogy egy ERP rendszer már nem felel meg a vállalkozás számára? Ezt sokkal nehezebb megválaszolni. A vállalatirányítási rendszeren még ma is könyvelési rendszert értenek. Pedig nem (csak) az. A könyvelés már csak a megtörtént folyamatok adminisztrálása, az ERP rendszer sokkal több annál. A vállalatirányítási rendszer magában foglalja
Az ERP rendszereknek tartalmaznia kell az ellenőrző- ill. az elemző funkciókat, melynek tanulságait vissza kell csatolni a munkafolyamatokba. Ha ezek közül bármely lépést nem képes ellátni a jelenleg használt ERP rendszer, akkor gátolja a vállalkozás működését, fejlődését.
Ekkor sem biztos, hogy új rendszert kell vásárolni. Konzultálni kell a szoftver készítőjével, illetve forgalmazójával. Ha megoldást adnak a felmerült problémára, akkor még sokáig szolgálhatják a vállalkozást. Ha nem, akkor új rendszert kell vásárolni.
Év melyik szakában vegyünk új ERP rendszert?
Tíz emberből kilenc az mondaná, hogy az üzleti év végén. Tapasztalatunk szerint bármikor átválthatunk egy új rendszerre. A munka nem indul újra az új üzleti év elején, hanem az is egy olyan nap, mint az év bármelyik napja. Igaz, hogy számvitel szempontjából ez egy mérföldkő. De a mérleg, a beszámoló általában az üzleti évet követően négy, öt hónappal később készül el. Elméletileg ekkor állnak össze azok a pontos adatok, amelyeket az új rendszer indításakor már ismernünk kellett volna. Számvitelileg a legoptimálisabb talán az, ha egy rövid ideig párhuzamosan fut a régi és az új rendszer.
Ha a vállalkozás kinőtte régi vállalatirányítási rendszerét, ha már gátja a fejlődésnek, akkor mint bármilyen más munkaeszközt bátran, de körültekintően cseréljünk le!
Forrás: Marosi György - Ügyviteli szoftverek
Az a vállalkozás, akinek csak néhány ügyfele van, az üzlettel kapcsolatos információkat, rendeléseket fejben tartja.
Ha a társaság már nagyobb: több munkatársa is önállóan tárgyal a vevőkkel, a szállítókkal.
A számítógépek szövegszerkesztő, táblázatkezelő, levelező programjai segíthetik a szerződéskötéseket, a kommunikációt. A háttérben elszeparáltan történik a könyvelés. A kereskedő cégek használnak egy számlázó + készletnyilvántartó rendszert.
Mit gondolnak, előnyben van a konkurens cégeivel szemben az, aki néhány másodpercen belül ismeri a vevő vásárlási szokásait, mit szokott (és mit nem!) venni, kik a kiemelt vevők, akik nagyobb odafigyelést igényelnek, kik a lemorzsolódó vevők, akiket elcsábít a konkurencia? Egyáltalán ismerjük vevőinket, odafigyelünk rájuk?
Ha egy társaság nem csak kereskedik, hanem maga is gyárt terméket és komplex szolgáltatást nyújt, akkor szervezetten történik a folyamatok szervezése?
Használnak egyáltalán projektkezelő rendszert?
Az esetek többségében nem, így nagyon sok információ csak az üzletkötő fejében és személyes feljegyzéseiben található. Mi lesz a vállalkozással, ha ez a munkatárs – akár csak néhány hétre is – kiesik a munkából?
Néhány évvel ezelőtt a társaságok csak számlázási rendszert kerestek. Azonban a társaságok zöme még nem ismerte fel az információ hatalmát. Több önállóan működő rendszert használnak, melyek között a kommunikáció csak a legritkább esetben automatikus. Az automatizmus hiánya nagyobb emberi erőforrás igénybevételét jelenti és ezáltal jóval költségesebb és nehezen átláthatóbb a működtetése. Ha egy információt két személy két különböző helyre visz fel, az a legritkább esetben egyezik meg. A vezetés számára nehezebben átláthatóak a társaság belső működési folyamatai, kevésbé észrevehetőek az anomáliák, ezáltal nem tud időben „lépni” és ráhatni a folyamatokra. A vevőkről szerzett információk legtöbbször egy-egy személy birtokában maradnak és nem hasznosíthatóak és nem nyújtanak segítséget a társaság piaci előnyszerzéséhez.
A megoldás egy ügyviteli rendszer. A piacon több olyan szoftver található, amely nem csak az alapvető funkciókat (kereskedelem, könyvelés) támogatja, hanem integrált részét képezi egy ügyfélkiszolgáló (CRM) és egy projektkezelő modul is. A sokak által használt Visual Apolló program is ilyen. Több vezető attól fél, hogy a megosztott, a közkincsé tett információ a munkatársaikat arra ösztönözheti, hogy önálló vállalkozásba kezdjenek. Azonban a szoftver jogosultsági rendszere nem akadályozza meg a komplex információs bázis kialakítását, viszont beállítható benne, az hogy a közös tudásból mindenki csak azon információkhoz jusson hozzá, ami a munkájához elengedhetetlen.
Forrás: Marosi György - Ügyviteli szoftverek